Migracja naszego portalu firmowego: z SharePoint na Umbraco

Rósł zespół SaM Solutions, a wraz z nim znaczenie firmowego intranetu. Portal miał być centrum wiadomości, wiedzy i codziennych spraw pracowniczych, ale zamiast pomagać — zaczął ciążyć. Stary SharePoint Server 2013 trącił myszką: był wolny, niewygodny i nie spełniał już wymogów bezpieczeństwa.

Czas gonił, bo producent wygaszał wsparcie dla SharePointa 2013. Zostanie przy nim oznaczało proszenie się o kłopoty: luki w zabezpieczeniach, ryzyko prawne i drogie utrzymanie.

Do tego dochodził chaos w treściach. Przez lata w portalu narosły góry dokumentów, instrukcji i firmowych newsów. Wiele z nich przedawniło się lub po prostu zginęło w gąszczu podstron, przez co pracownicy nieświadomie działali na podstawie starych procedur.

Samo korzystanie z portalu też było drogą przez mękę. Staromodny wygląd, skomplikowane menu, wolne ładowanie i brak sensownej wersji na telefony skutecznie zniechęcały do zaglądania na stronę. Z kolei redaktorzy mieli związane ręce — zmiana układu treści czy edycja szablonów graniczyła z cudem.

Na dodatek do portalu dało się wejść tylko z biura albo przez VPN. Każdy, kto pracował z domu lub z podróży, odbijał się od drzwiczek.

Przed SaM Solutions stanęła jasna decyzja: robić kosztowną aktualizację SharePointa czy przesiąść się na zupełnie nowy, elastyczny CMS?

Po analizie wewnętrznych potrzeb firma SaM Solutions postawiła na Umbraco jako nową platformę CMS. System zaoferował elastyczność, bezpieczeństwo i swobodę personalizacji — kluczowe cechy nowoczesnego intranetu. Zespół sprawnie rozplanował wdrożenie i dowiózł nowy portal dokładnie w założonym budżecie oraz harmonogramie.

Migracja na platformę Umbraco

Przejście z SharePoint Server 2013 na Umbraco 11 dało firmie elastyczną bazę do zarządzania newsami, dokumentacją, wydarzeniami i usługami pracowniczymi. Sama migracja była też świetną okazją do porządków: bezpiecznie przeniesiono potrzebne dane, usuwając przestarzałe pliki i układając na nowo całą strukturę informacji. Otwarty model licencyjny Umbraco (open-source) pozwolił dodatkowo obniżyć koszty utrzymania i uniknąć zawiłości licencyjnych.

Nowy UI/UX i dostęp mobilny

Portal przeszedł kompletny redesign — jest teraz szybszy, bardziej przejrzysty i intuicyjny. Przeprojektowana nawigacja ułatwia docieranie do informacji i kluczowych narzędzi, a dzięki pełnej responsywności (RWD) strona działa płynnie na komputerach, tabletach i smartfonach. Zlikwidowano też największą barierę starego systemu: dostęp nie wymaga już łączenia się przez VPN, więc pracownicy mają bezpieczny wgląd w sprawy firmy z dowolnego miejsca.

Bezpieczeństwo i kontrola dostępu

Wygodniejszy dostęp nie oznaczał kompromisów w kwestii ochrony danych. Portal zintegrowano z Azure Active Directory, wdrażając jednokrotne logowanie (SSO). Dostęp oparto na rolach, dzięki czemu zawartość stron i sekcji dopasowuje się do stanowiska oraz lokalizacji pracownika. SaM Solutions zyskało dzięki temu pełną kontrolę nad poufnymi informacjami przy jednoczesnym ułatwieniu życia użytkownikom.

Integracja z ekosystemem IT

Nowy CMS połączono z kluczowymi systemami firmowymi, w tym z modułem HRM oraz zewnętrznymi narzędziami. Integracje te wyeliminowały powtarzalną, ręczną pracę i zamieniły statyczne repozytorium plików w praktyczne centrum codziennej pracy. Portal zsynchronizowano również z firmową aplikacją wydarzeniową, co usprawniło organizację spotkań (stacjonarnych i online) oraz wysyłkę powiadomień do zespołu.

Funkcjonalności dla pracowników

Nowy portal zapewnia pracownikom dostęp do wewnętrznych usług i informacji w jednym, centralnym miejscu.

Z poziomu portalu pracownicy mogą:

• Korzystać z firmowych regulaminów, procedur, instrukcji oraz materiałów wewnętrznych
• Śledzić aktualności i bieżące komunikaty firmowe
• Otrzymywać powiadomienia o nadchodzących wydarzeniach i meetupach
• Wyszukiwać współpracowników w firmowej bazie danych
• Zarządzać swoimi profilami zawodowymi i CV
• Składać i obsługiwać zamówienia na dostawę posiłków
• Przeglądać rabaty korporacyjne i dostępne benefity pracownicze

W efekcie portal stał się centralną platformą komunikacji wewnętrznej, obsługi spraw pracowniczych oraz dystrybucji wiedzy w całej firmie.

Realizacja w metodyce Agile i elastyczność

Dedykowany zespół SaM Solutions został precyzyjnie dobrany do wymagań projektu modernizacyjnego. W realizację zaangażowani byli: Product Owner, specjaliści z zakresu Front-endu i Back-endu, projektant UI/UX oraz inżynier ds. jakości (QA).

Prace prowadzono zwinne, z wykorzystaniem krótkich, jednotygodniowych sprintów. Stały kontakt przez Microsoft Teams zapewnił interesariuszom bieżący wgląd w postępy i gwarantował pełną transparentność działań.

Zespół SaM Solutions dostarczył bezpieczny, responsywny i łatwy w zarządzaniu portal korporacyjny oparty na Umbraco w zaledwie 3,5 miesiąca.

Nowe rozwiązanie pozwoliło odejść od przestarzałej platformy SharePoint Server 2013 i zredukować ryzyka związane z bezpieczeństwem, utrzymaniem oraz niską użytecznością. Pracownicy zyskali nowoczesne narzędzie, które działa płynnie na dowolnym urządzeniu i umożliwia bezpieczny dostęp bez konieczności łączenia się przez VPN.

SaM Solutions zyskało również elastyczną bazę CMS. Redaktorzy mogą teraz znacznie sprawniej zarządzać treściami korporacyjnymi, aktualnościami, wydarzeniami, materiałami wewnętrznymi oraz usługami pracowniczymi.

W rezultacie firma otrzymała nowoczesny portal korporacyjny, który usprawnił komunikację wewnętrzną, ułatwił dostęp do informacji, poprawił współpracę i podniósł poziom zaangażowania całego zespołu.