Dedykowana platforma łącząca uchodźców z gospodarzami w inicjatywie społecznej

Wolontariusze organizacji obsługiwali cały proces ręcznie – od przyjmowania zgłoszeń od uchodźców i rodzin gościnnych, przez zmianę ich statusów, po ręczne szukanie pasujących profili i nadzorowanie całego zakwaterowania.

Początkowo wnioski spływały przez zwykłą stronę WWW. Dane nie były jednak w żaden sposób połączone z wewnętrznymi procedurami, więc obsługa każdego zgłoszenia wymagała mnóstwa ręcznej pracy i zabierała masę czasu.

Organizacja potrzebowała systemu, który połączy ich stronę internetową z codzienną pracą zespołu. Chodziło o zbudowanie platformy złożonej z dwóch części: otwartych formularzy dla gości i gospodarzy oraz bezpiecznego panelu dla wolontariuszy, w którym mogliby szybko weryfikować wnioski, zmieniać statusy i łączyć ze sobą ludzi.

SaM Solutions dostarczyło system webowy obsługujący cały proces łączenia uchodźców z gospodarzami. Składa się on z dwóch części: otwartych formularzy na stronie WWW z automatycznymi potwierdzeniami e-mail oraz panelu administracyjnego, w którym wolontariusze zarządzają bazą zgłoszeń, umawiają rozmowy i dobierają pasujące do siebie profile.

W nowej aplikacji wolontariusze mogą:

• odbierać i przetwarzać zgłoszenia spływające ze strony internetowej;
• zmieniać i na bieżąco śledzić statusy uchodźców oraz gospodarzy;
• filtrować bazę po wieku, płci i innych kluczowych parametrach;
• sprawnie dobierać kandydatów do pasujących rodzin;
• kontrolować przebieg zakwaterowania na każdym jego etapie.

SaM Solutions dostarczyło centralny system do zarządzania bazą danych i dopasowywania profili, skrojony pod model pracy organizacji. Nowe narzędzie usprawniło codzienne działania i pozwoliło zwiększyć skalę pomocy bez konieczności rozbudowy zespołu administracyjnego.

• Sprawniejsze procesy: Ręczne, czasochłonne zadania zastąpiono uporządkowanym obiegiem cyfrowym, co skróciło czas obsługi wniosków.
• Bieżący podgląd sytuacji: Pulpit nawigacyjny zapewnia kierownictwu i koordynatorom stały wgląd w wolne miejsca, oczekujące aplikacje, aktywne zakwaterowania i statystyki programu.
• Lepsze dopasowanie: Wielokryterialne wyszukiwanie oraz wspólna baza notatek z rozmów ułatwiają wolontariuszom trafniejsze łączenie uchodźców z odpowiednimi gospodarzami.